テレワークで社員のサボりを調べる方法 PC起動時間を把握して徹底調査

テレワークで課題になるのは、勤務者がサボっている心配があることです。オフィス勤務のように周囲に従業員がいないので孤独を感じやすく、自己管理は社員の意識の問題にされがちに。テレワークの社員を監視するのではなく、意欲を持って働けるような意識付けと環境整備を行いましょう。ツールの適切な導入が社員にとってよい刺激になり、健全に業務に取り組めるようになります。

1.テレワークの問題・課題点

テレワークの問題点や課題点はどういったことがあるでしょうか?在宅勤務は一人で仕事をするので、周囲の人とのコミュニケーションが取りにくくなる不安があります。また自己管理が社員の意識のみに委ねられていると、サボりや働きすぎが心配されます。

テレワークは仕事中の様子がわからないので社員の評価が成果主義に偏り、高い評価を得ようと社員がオーバーワークになりがちな傾向もあります。

参考記事 在宅勤務の社員のさぼりを防ぐ!企業がとるべき対策と事例を徹底解析
https://www.nice2meet.us/reality-in-remote-work

1-1.テレワークはコミュニケーション不足になりがち


テレワークはオフィスと違い、周囲に同僚がいない状況で仕事をします。直接顔を合わせていれば思い立ったときにすぐ話ができますし、声色に加えて仕草から相手の考えを察することもできます。

一方テレワークだとメールやチャットなど文字情報のやりとりが主になるので、コミュニケーション頻度が減り、得られる情報量も少なくなりがちです。

たとえば業務に複数人が関わっている場合に、メンバー間で連携がうまく取れているか、部下に出した指示が意図する通りに伝わっているかなど、不安を感じてしまうことも。

テレワークでは、会議や雑談などのチーム全体のコミュニケーション機会が少なくなるので、細かい業務内容はわかっても大きな目標が把握しづらくなるデメリットもあります。

参考記事テレワークのコミュニケーション問題と解決方法について解説
https://go.chatwork.com/ja/column/telework/telework-007.html

1-2.自分で管理ができないと在宅仕事は辛い?

自宅で一人で行うテレワークは、自己管理が必要だとする考えもあるようです。在宅勤務では社員が仕事をしている様子を見られないので、サボるのではと不安になります。中には、管理職だけがテレワークを実施している企業もあります。

在宅だとテレビなどの娯楽がすぐそばにあり、誘惑に負けてしまいがちです。また、同僚などの周囲の目もないので、オフィスにいるときよりも休憩を多く長めにとったり、業務に集中できなかったりすることもあります。

一方自宅の方が集中できるタイプの人は、逆に働きすぎてしまう傾向があるようです。

参考記事テレワーク・在宅管理の自己管理は難しい?集中力・生産性を高めるコツ
https://sth.bell-face.com/sales-knowledge/テレワーク・在宅管理の自己管理は難しい?集中/

1-3.成果主義になって社員が頑張りすぎてしまう


平成31年3月に東京都産業労働局が行った「多様な働き方に関する実態調査(テレワーク)」によると、テレワーク経験者が感じているデメリットは上位から「時間の管理」と「コミュニケーションの問題」、「長時間労働になりがち」と続きます。

短期の契約社員の方は次も契約を更新してもらおうと成果を求めるあまり、特に長時間労働になりがちといいます。仕事のスキルを一朝一夕で高めることは難しいですが、時間をかければある程度はカバーできるからです。

テレワークで通勤時間がなくなり、使える時間が増えたためにオーバーワークになることも。勤務時間8時間、通勤時間1時間半の人は、合計9時間半を仕事時間と捉えがちです。テレワークでは8時間働けば十分なところを、9時間半やらないと仕事した気にならないのです。

参考記事【東京都産業労働局調べ】多様な働き方に関する実態調査(テレワーク)
https://www.hataraku.metro.tokyo.lg.jp/hatarakikata/telework/30_telework_tyousa.pdf

参考記事テレワークはさぼりの温床?社員を「監視」ではなく適切に「管理」する方法
https://www.techdevicetv.com/ch_workstyle/telework_057/

2.テレワークを監視ではなく「マネジメント」にする方法


テレワークの効率を高めるためには、社員を監視するのではなく、適切にマネジメントすることを心がけましょう。社員と信頼関係が保てるルールを作り、毎日の業務で実行すれば社員のサボりと働きすぎを防げます。

社員一人ひとりの役割と仕事内容を明確にし、毎日進捗と成果を報告してもらうようにします。社員のモチベーションが保てるよう、過度に監視しないことも大切です。

参考記事「社員PC監視ツール」がテレワークを骨抜きにしてしまう、根本的理由
https://www.itmedia.co.jp/business/articles/2005/04/news011.html

2-1.企業として人の評価基準を明確にする

企業の人事評価の方法には、仕事に対する姿勢などで評価する「定性評価」と、数値化して評価する「定量評価」とがあります。

定性評価は、上司が部下の態度ややる気で判断します。部下はオフィスでは上司に認められようとアピールしますが、テレワークでは手を抜いてサボりがちになります。

定量評価を主にし、仕事の成果物で判断すれば在宅勤務のサボりを軽減できるでしょう。結果を提出するだけでなく、1日ごとに進捗状況と成果物を報告してもらいます。上司があらかじめ部下に、その日の提出物を指示しておくことも大切です。

評価基準を決定したら従業員にきちんと周知しておくことも、テレワークの作業効率化につながります。

参考記事在宅勤務の社員のさぼりを防ぐ!企業がとるべき対策と事例を徹底解析
https://www.nice2meet.us/reality-in-remote-work

2-2.「メンバーシップ型」から「ジョブ型」に移行する


従来の日本の企業に多いのは、目標を決めてチームが一丸となって取り組む「メンバーシップ型」のマネジメント手法です。オフィスでメンバー同士が集まって仕事をする場合には有効な手法ですが、個々の目標設定が曖昧なままのケースが多いため、テレワークでは社員がうまく動けずに効率が落ちる傾向があります。

社員一人ひとりの役割を明確にする「ジョブ型」のマネジメント手法にすれば、テレワークでもチームの成果が上げやすくなります。どの仕事をするのか役割がはっきりとしていれば、テレワークの一人作業でも迷わずに取り組めるでしょう。社員のサボりが起きにくくなり、生産性が向上します。

参考記事営業はテレワークで「サボる」?サボりを防ぎ生産性を高める工夫とは
https://sth.bell-face.com/sales-knowledge/営業はテレワークで「サボる」?サボりを防ぎ生/#3

2-3.社員をどう管理するかが大事

テレワークで仕事を進めるためには、社員を管理することが重要です。ですが社員を過度に監視してしまうと、精神的な負担が大きくなってしまいます。

たとえば従業員同士をWeb会議ツールで常に接続しておいて、仕事中の様子を映しておく手法があります。たしかに社員のサボり対策にはなるでしょうが、常に監視の目がある状況ではストレスを感じるでしょう。監視されるストレスで逆に生産性が落ち、メンタルケアが必要になるおそれもあります。

テレワークでは社員を適切に管理して、モチベーションを維持するように努めましょう。ツールを利用して社員の状況をこまめに把握し、問題が起きたときはすぐにフォローできる体制が必要です。決まった勤務時間で成果が出るように社員を管理し、働きすぎも防止しましょう。

3.テレワークで社員がサボらないようにするには


テレワークの自己管理を社員の意識にだけ委ねるのではなく、ツールを導入してサボりを防げるしくみを作りましょう。

Web会議やテレビ会議ツールがあれば、社員同士がすぐに顔を見ながらやりとりできます。テレワークで心配されるコミュニケーション不足が解消され、移動のための時間と費用が削減できるメリットもあります。

業務支援ツールは、社員の業務進捗状況を「見える化」できます。連絡や報告事項を全てツールに入力しておくと、上司は部下の状況を簡単に確認できますし、社員誰もが何の業務をしているかをお互いに把握できます。

3-1.Web会議・テレビ会議ツールは必要


Web会議・テレビ会議ツールは、インターネットを介してリアルタイムの映像と音声を共有できます。一対一の話し合いだけでなく、複数人が集まって会議をすることも可能。チャットやメールなどの文字だけの方法よりも、内容の濃いコミュニケーションが図れます。

Web会議ツールは専用機材は必要なく、パソコン内蔵のカメラとマイク、スピーカーで十分に使えます。パソコンにカメラが付いていない場合は、Webカメラを準備するとよいでしょう。パソコンがなくても、タブレットやスマートフォンから利用できるWeb会議ソフトやサービスもあります。

テレワーク中の社内ミーティングや会議以外に、社外の人との商談にも利用できます。録画機能があれば、あとで商談内容を上司が把握しやすくなるでしょう。

Web会議ツールを導入すれば、従来の会議ではかかっていた移動時間と交通費がなくなるメリットも。ファイルや画像共有も手軽にできるので、思い立ったときにすぐにミーティングを行い、資料をチームで共有できます。

参考記事Web会議の比較・ランキング・おすすめ製品一覧
https://www.itreview.jp/categories/web-conference#tutorial

3-2.業務支援ツールで進捗状況・時間を「見える化」する

テレワーク中は報告を欠かさずしてもらい、社員を管理することが大切です。業務支援ツールを使えば社員が報告、連絡、相談をしやすくなり、上司の確認作業も簡便になります。

たとえば「SFA(Sales Force Automation)」という営業支援システムは、顧客と案件、社員の行動やレポートなどをまとめて管理できます。業務の進捗状況と行動プロセスとを細かくシステムに入力するようにすれば、上司やほかの社員にもどんな状況なのかがすぐにわかります。同じ部署内だけでなく、ほかの部署との連携も取りやすくなるでしょう。

また、顧客関係管理を意味する「CRM(Customer Relationship Management)」は、顧客情報を収集して分析し、アプローチするためのシステムです。顧客とのやりとりの内容や履歴などの情報を入力し、管理しておけば、どの社員でも必要なタイミングで情報を参照できます。

参考記事営業から販売、財務管理まで!多種多様な業務支援系ツール・ソフト
https://next-sfa.jp/journal/tools/business-support-tools/

4.PCログ管理システムで社員の意識付けと環境整備を


PCログ管理システムも、テレワークの効率化が叶うツールのひとつです。テレワークで社員が使うパソコン全ての動きをまとめて取集し、管理できます。

電源のオンオフで社員がいつ業務をしたかがわかりますし、ソフトウェアの動作やWebの閲覧履歴、作成ファイルなどの操作ログから、いつどんな業務をしていたかも把握できます。

あらゆるパソコン操作のログが保存できるPCログ管理システムは、社員にとっては監視されていると感じるかもしれません。導入前には十分な説明と告知をし、従業員の承認が得られてから使うとよいでしょう。

参考記事PCログ、確認していますか?勤怠管理を正確に行う方法をご紹介
https://it-trend.jp/log_management/article/84-0016

4-1.PCログ管理システムの主な機能

PCログ管理システムは、管理者がネットワーク上の全てのパソコンの操作ログをまとめて管理できます。

操作ログとはパソコン電源のオン・オフに加え、Eメールの受送信やWebの閲覧履歴、ダウンロードなどのネットワークへのアクセス履歴も含まれます。アプリ起動とファイル作成、記録媒体を接続したかなど、パソコン内部の動作ログ全てが該当すると考えてもよいでしょう。

PCログ管理システムは操作ログを保存しておき、サボりなどの不正行為があったかどうか、誰のパソコンでいつ起こったかをあとで検証できます。また、あらかじめ決められた動作を設定しておき、それ以外の操作ログが検出されたら、管理者にアラートで呼びかけることもできます。

個々の自宅で作業するテレワークでは、使うパソコンからの情報漏洩も心配です。PCログ管理システムを導入してWeb閲覧やダウンロード、記憶メディアへのファイルコピーをチェックすれば、企業の資産ともいえる情報が漏れることを防げます。

参考記事なぜ企業経営に『PC操作ログの管理』が求められるのか?
https://chosa-labo.com/management-pc-log/#2-1

4-2.正確な勤怠管理は社員のモチベーションを向上させる


PCログ管理システムを導入すれば、勤怠管理を社員からの報告で行うのではなく、パソコンの稼働時間の記録から判断できます。業務時間になったらパソコンを起動し、終わったら必ずオフにすることをルールにしましょう。

仮に社員が提出した勤怠報告にウソがあっても、操作ログを確認すればチェックできます。PCログ管理システムを活用する正確な勤怠管理なら、勤務時間の改ざん防止が可能です。

また、社員が残業して働きすぎていないかも、操作ログで確認できます。本人からの申告がなくても上司が状況を把握し、仕事配分や人員配置を見直せるでしょう。PCログ管理システムの導入で労働環境を整備すれば、社員のモチベーションアップにもつながります。

4-3.PCログ管理システム導入は従業員の理解を得て

PCログ管理システムを導入するにあたって、社員にとって全てのパソコン操作を管理されることは、過剰な監視にも思えるかもしれません。PCログ管理システムはいきなり導入するのではなく、事前に告知と説明をしましょう。

テレワーク中の社員のサボりを防ごうと、経営者が内緒で導入しようとする例もあるようです。パソコン操作中、従業員がPCログ管理システムの動作に気づくことはありませんが、もしもあとで社員が知ったらお互いの信頼関係が損なわれるかもしれません。

まずはPCログ管理システムを導入する経緯と目的を、社員に明確に示しましょう。社内のセキュリティ対策や勤怠状況の把握などと、具体的に伝えるのが大切です。

次にどんな操作ログを記録し、どこまで管理するのかを説明します。何をどう記録し、どのように管理されるのかがわかった方が、社員の不安感を軽減できるでしょう。

PCログ管理システムの導入が決定したらいつから操作ログ収集をするのかを予告し、社員からの同意を得ることをおすすめします。

参考記事ログ管理システム導入、従業員への説明は?経営者の方の悩みを解決!
https://www.logkeeper.jp/blog/14/

5.テレワークに役立つツール紹介はこちら

テレワークでどう仕事するかを社員の意識にだけ委ねてしまうと、周囲の目がないためにサボってしまう、逆に集中しすぎて働きすぎてしまうことがあります。テレワーク中の社員のモチベーションを維持し、業務の効率化を図るために適切にツールを導入しましょう。

「LogKeeper(ログキーパー)」は、社内のネットワーク上のパソコンのログを収集、管理できるシステムです。クラウド型サービスなので、サーバー機器と専用ソフトが必要なオンプレミス型よりも初期費用が抑えられ、手軽に導入できます。

社員のサボりを抑制するだけでなく、内部統制と情報漏洩のリスク軽減も可能。テレワークの社員管理でお困りの方は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。