テレワーク・リモートワークで社員のサボりを防止する対策や監視方法はあるのでしょうか。
バレなければいいと、自己管理は社員の問題にされがちになっている在宅勤務。
テレワークを監視ではなく、マネジメントにする方法もあります。
意欲を持って働けるような意識付けと環境整備のほか、ツールの適切な導入が社員にとってよい刺激になり、健全に業務に取り組めるようになることも。
テレワーク・在宅勤務でどうしてサボるのか
平成31年3月に東京都産業労働局が行った「多様な働き方に関する実態調査（テレワーク）」によると、テレワーク経験者が感じているデメリットは上位から
・「時間の管理」
・「コミュニケーションの問題」
・「長時間労働になりがち」
と続きます。
在宅勤務は一人で仕事をするので、周囲の人とのコミュニケーションが取りにくくなる不安があります。また自己管理が社員の意識のみに委ねられていると、サボりが心配されます。
「長時間労働」については、時間をかけてカバーしようとする社員もいるからですね。
98%の人間が集中力低下を経験している
管理者からすれば、在宅勤務では社員が仕事をしている様子を見られないので「サボるのでは」と不安になります。
テレワークだとテレビなどの誘惑がすぐそばにあります。また、同僚などの周囲の目もないので、オフィスにいるときよりも休憩を多く長めにとったり、業務に集中できなかったりすることが多く、
テレワーク中の男女３００名を対象にしたアンケートによると、約98％もの人がテレワーク中の集中力低下を経験しています。
テレワークはコミュニケーション不足になりがち
テレワークはオフィスと違い、周囲に同僚がいない状況で仕事をします。直接顔を合わせていれば思い立ったときにすぐ話ができますし、声色に加えて仕草から相手の考えを察することもできます。
一方テレワークだとメールやチャットなど文字情報のやりとりが主になるので、コミュニケーション頻度が減り、得られる情報量も少なくなりがち。
たとえば業務に複数人が関わっている場合に、メンバー間で連携がうまく取れているか、部下に出した指示が意図する通りに伝わっているかなど、不安を感じてしまうことも。
テレワークでは、会議や雑談などのチーム全体のコミュニケーション機会が少なくなるので、細かい業務内容はわかっても大きな目標が把握しづらくなるデメリットもあります。
社員が仕事に時間をかけすぎてしまう
サボりとは一見対極に見えますが、リモートワーク中の「働きすぎ」も大きな問題となっています。
特に短期の契約社員の方は、次も契約を更新してもらおうと成果を求めるあまり、長時間労働になりがちといいます。仕事のスキルを一朝一夕で高めることは難しいですが、時間をかければある程度はカバーできるからです。
テレワークで通勤時間がなくなり、使える時間が増えたためにオーバーワークになることも。勤務時間8時間、通勤時間1時間半の人は、合計9時間半を仕事時間と捉えがちです。テレワークでは8時間働けば十分なところを、9時間半やらないと仕事した気にならないのです。
また、勤怠管理を正確にすることでも、社員のモチベーションが上がるケースがあります。
https://www.hataraku.metro.tokyo.lg.jp/hatarakikata/telework/30_telework_tyousa.pdf
テレワークで社員がサボらないようにするには
テレワークの自己管理を社員の意識にだけ委ねるのではなく、ツールを導入してサボりを防げるしくみを作りましょう。
Web会議やテレビ会議ツールがあれば、社員同士がすぐに顔を見ながらやりとりできます。テレワークで心配されるコミュニケーション不足が解消され、移動のための時間と費用が削減できるメリットもあります。
業務支援ツールは、社員の業務進捗状況を「見える化」できます。連絡や報告事項を全てツールに入力しておくと、上司は部下の状況を簡単に確認できますし、社員誰もが何の業務をしているかをお互いに把握できます。
業務支援ツールで進捗状況・時間を「見える化」する
テレワーク中は報告を欠かさずしてもらい、社員を管理することが大切です。業務支援ツールを使えば社員が報告、連絡、相談をしやすくなり、上司の確認作業も簡便になります。
たとえば「SFA（Sales Force Automation）」という営業支援システムは、顧客と案件、社員の行動やレポートなどをまとめて管理できます。業務の進捗状況と行動プロセスとを細かくシステムに入力するようにすれば、上司やほかの社員にもどんな状況なのかがすぐにわかります。同じ部署内だけでなく、ほかの部署との連携も取りやすくなるでしょう。
また、顧客関係管理を意味する「CRM（Customer Relationship Management）」は、顧客情報を収集して分析し、アプローチするためのシステムです。顧客とのやりとりの内容や履歴などの情報を入力し、管理しておけば、どの社員でも必要なタイミングで情報を参照できます。
PCログ管理システムで社員の意識付けと環境整備を
PCログ管理システムはテレワークの効率化が叶い、サボりも防止できるツールとして有効です。テレワークで社員が使うパソコン全ての動きをまとめて取集し、管理できます。
電源のオンオフで社員がいつ業務をしたかがわかりますし、ソフトウェアの動作やWebの閲覧履歴、作成ファイルなどの操作ログから、いつどんな業務をしていたかも把握できます。
あらゆるパソコン操作のログが保存できるPCログ管理システムは、社員にとっては監視されていると感じるかもしれません。
導入前には十分な説明と告知をし、従業員の承認が得られてから使うとよいでしょう。
PCログ管理システムの主な機能
PCログ管理システムは、管理者がネットワーク上の全てのパソコンの操作ログをまとめて管理できます。
操作ログとはパソコン電源のオン・オフに加え、Eメールの受送信やWebの閲覧履歴、ダウンロードなどのネットワークへのアクセス履歴も含まれます。
アプリ起動とファイル作成、記録媒体を接続したかなど、パソコン内部の動作ログ全てが該当すると考えてもよいでしょう。
PCログ管理システムは操作ログを保存しておき、サボりなどの不正行為があったかどうか、誰のパソコンでいつ起こったかをあとで検証できます。また、あらかじめ決められた動作を設定しておき、それ以外の操作ログが検出されたら、管理者にアラートで呼びかけることもできます。
個々の自宅で作業するテレワークでは、使うパソコンからの情報漏洩も心配です。PCログ管理システムを導入してWeb閲覧やダウンロード、記憶メディアへのファイルコピーをチェックすれば、企業の資産ともいえる情報が漏れることを防げます。
正確な勤怠管理は社員のモチベーションを向上させる
PCログ管理システムを導入すれば、勤怠管理を社員からの報告で行うのではなく、パソコンの稼働時間の記録から判断できます。業務時間になったらパソコンを起動し、終わったら必ずオフにすることをルールにしましょう。
仮に社員が提出した勤怠報告にサボりのウソがあっても、操作ログを確認すればチェックできます。PCログ管理システムを活用する正確な勤怠管理なら、勤務時間の改ざん防止が可能です。
また、社員が残業して働きすぎていないかも、操作ログで確認できます。
本人からの申告がなくても上司が状況を把握し、仕事配分や人員配置を見直せるでしょう。PCログ管理システムの導入で労働環境を整備すれば、社員のモチベーションアップにもつながります。
PCログ管理システム導入は従業員の理解を得て
PCログ管理システムを導入するにあたって、社員にとって全てのパソコン操作を管理されることは、過剰な監視にも思えるかもしれません。
PCログ管理システムはいきなり導入するのではなく、事前に告知と説明をしましょう。
テレワーク中の社員のサボりを防ごうと、経営者が内緒で導入しようとする例もあるようです。
パソコン操作中、従業員がPCログ管理システムの動作に気づくことはありませんが、もしもあとで社員が知ったらお互いの信頼関係が損なわれるかもしれません。
まずはPCログ管理システムを導入する経緯と目的を、社員に明確に示しましょう。社内のセキュリティ対策や勤怠状況の把握などと、具体的に伝えるのが大切です。
次にどんな操作ログを記録し、どこまで管理するのかを説明します。
何をどう記録し、どのように管理されるのかがわかった方が、社員の不安感を軽減できるでしょう。
PCログ管理システムの導入が決定したらいつから操作ログ収集をするのかを予告し、社員からの同意を得ることをおすすめします。
在宅勤務のPCログ管理システム「LogKeeper」
テレワークでどう仕事するかを社員の意識にだけ委ねてしまうと、周囲の目がないためにサボってしまう、逆に集中しすぎて働きすぎてしまうことがあります。
テレワーク中の社員のモチベーションを維持し、業務の効率化を図るために適切にツールを導入しましょう。
「LogKeeper（ログキーパー）」は、社内のネットワーク上のパソコンのログを収集、管理できるシステムです。
クラウド型サービスなので、サーバー機器と専用ソフトが必要なオンプレミス型よりも初期費用が抑えられ、手軽に導入できます。
社員のサボりを抑制するだけでなく、内部統制と情報漏洩のリスク軽減も可能。
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